Начинаем работу СЕО 4 по плану, который изложен в чек-листе (таблица №1). Ставим отметки о выполнении.
№ | Раздел | Действия | Отметки/вып. |
1 | Встреча со своим руководителем: | Выясните цели и задачи отдела Узнайте сроки выполнения задач и предоставления отчетности Что и как делать нельзя? Запишите все договоренности в письменном виде Уточните список проблем, которые были при предыдущем руководителе. Уточните ситуационные лозунги и задачи (боремся за клиентов, дисциплину...?) Уточните друзей/недругов отдела. Уточните наставников по узким вопросам |
|
2 | Знакомство с подразделением | Проведите общее собрание Кратко расскажите о себе и планах Назначьте индивидуальные встречи с каждым сотрудником |
|
3 | Личные беседы с сотрудниками | Какие задачи решает сотрудник Что нравится/не нравится в работе Какие видит проблемы в отделе Заполните личные профили |
|
4 | Изучение документации: | Ознакомьтесь с должностными инструкциями Изучите другие нормативные документы и составьте выписку важного Просмотрите последние отчеты отдела Ознакомьтесь со структурой компании |
|
5 | Коллеги -руководители | Знакомство. Уточните вопросы и проблемы взаимодействия.Познакомьтесь с секретарями и помощниками руководителей. |
|
6 | Организация работы: | Составьте список текущих задач и планы на каждый день Установите систему отчетности Определите расписание управленческих мероприятий (планерки, отчеты...) на неделю Составьте свой план обучения на исп. срок |
|
Важные советы. Помните, вы теперь руководитель, а не коллега. Будьте открыты к диалогу, но держите дистанцию. Регулярно собирайте обратную связь. Работа в должности СЕО 4 начинается с многочисленных встреч. Ваша задача - показать себя как компетентного, обязательного и внимательного руководителя, который уважает собеседников и команду и готов к конструктивному диалогу. Говорите мало, по существу. Обязательно нужно использовать блокнот и ручку.
Если начальника приглашают на сильную роль с большой и сложной задачей и на него делают ставку – то это должно сопровождаться карт-бланшем на наведение порядка и, значит, на увольнение сотрудников. Соответственно, если есть большие задачи – руководителю нужно навести порядок, вплоть до увольнений. Если вы – начинающий руководитель, право на увольнение вам сразу не доверят, пообещают предоставить позже, когда вы докажете свою эмоциональную зрелость и управленческие качества. То есть, сможете принимать обдуманные решения на перспективу.
Со своим начальником нужно уточнить еще несколько важных моментов. Сформулировано ли в компании право менеджера на ошибку на испытательном сроке? Каковы стандартные реакции менеджмента компании на совершение сотрудниками разных видов нарушений: невыполнение плана (задач), нарушения трудовой дисциплины, непредставление отчетности.
Первая встреча вновь назначенного начальника с коллективом. Российские сотрудники хорошо помнят пословицу: новая метла по-новому метет. И одну вещь персоналу нужно говорить обязательно: что вы даете коллективу некий срок (переходный период), чтобы каждый смог показать себя в работе – а все оргвыводы и увольнения будут или не будут позже. Это в существенной степени снижает нервные ожидания. В противоположность такому подходу автор лично слышал, как сотрудник, и другое выступление на первой встрече с коллективом нового директора: «Я на прошлом месте работы - на заводе уволил 3000 человек, потому что так было нужно. И здесь я быстро наведу порядок». Наиболее мобильны в отношении смены работы и независимы именно хорошие сотрудники. Если новый начальник начинает совместную деятельность с угроз или обещания привести на место старых сотрудников своих людей, то самые компетентные сотрудники:
1) начнут искать новое место работы;
2) будут формально относится к работе, поскольку рассчитывают вскоре уволиться.
Старые сотрудники часто спрашивают нового руководителя, а вы приведете с собой «своих» сотрудников? Автор на это всегда отвечал предельно честно, что привести может вполне, но считает целесообразным сначала поработать с имеющимся коллективом. Потом последуют отдельные встречи с каждым работником. Автор советует с самого начала работать с учетно-информационным листом сотрудника. Этот лист построен по определенной системе, что упрощает проведение разговора и дает возможность фиксировать все важные детали.
Новый начальник поначалу вызывает настороженность подчиненных. При этом начальнику нужны доверительные отношения с 2-3 сотрудниками, которые смогут внятно дать обратную связь при проблемах и конфликтах. Договариваться о таких взаимоотношениях целесообразно на второй-третьей встрече и только в индивидуальном порядке, когда стороны убедятся в минимальном наборе качеств своего визави (вменяемый, отвечает за свои слова) для доверительных отношений. И полученную от доверенных сотрудников информацию нужно использовать осторожно. Все разведки мира утверждают следующее: имей несколько источников информации, никогда не сдавай свои источники информации.
Основные 2 – 3 бизнес-процесса своего подразделения новому руководителю желательно самому нарисовать в виде схем (см. Рис. № 1). Пока рисунка на бумаге не появится, детального понимания производственного процесса скорее не будет.
В самом простом виде бизнес процесс представляет собой последовательную схему перехода изделия, работы, документа на каждое следующее рабочее место (к новому исполнителю). Без такой схемы многие важные детали бизнес процессов могут остаться незамеченными.
